Председателем окружной комиссии стал накануне назначенный на эту должность заместитель полномочного представителя Президента РФ в Приволжском федеральном округе Леонид Гильченко, ответственным секретарем комиссии утвержден помощник полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе Олег Мельниченко.
Реестровое казачество, помимо представителей Оренбургского войскового казачьего общества, представляет атаман Волжского войскового казачьего общества казачий генерал Борис Гусев, атаман Верхнекамского отдельского казачьего округа Виктор Ерошенко и атаман Прикамского отдельского казачьего округа Анатолий Заярный. От общественных казачьих организации в состав Окружной комиссии вошел глава Оренбургского района Иван Павлычев.
По предложению атамана Волжского казачьего войска казачьего генерала Бориса Гусева было решено привлечь к работе в Окружной комиссии всех атаманов отдельских казачьих обществ, работающих на территории Приволжского федерального округа.
В ходе заседания утверждены: Положение и состав Окружной комиссии, председатели постоянных (профильных) рабочих групп в составе Окружной комиссии, Положение и председатели региональных рабочих групп, а также план первоочередных мероприятий на первое полугодие 2009 года. По этому плану в июне намечено совещание по вопросу развития казачьего кадетского образования в Оренбурге.