В работе коллегии приняли участие работники государственных и муниципальных архивов, делопроизводственных служб и архивов организаций Оренбургской области, председатель комитета по образованию, науке, культуре и спорту Законодательного Собрания области Геннадий Аверьянов, главный государственный инспектор управления Министерства культуры РФ по ПФО Андрей Рябуха, начальник управления государственной охраны объектов культурного наследия министерства культуры и внешних связей области Марина Дмитриева, начальник управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга Галина Бунегина.
В докладе «Об итогах работы архивных учреждений Оренбургской области за 2014 год и задачах на 2015 год» и.о.председателя комитета по делам архивов Оренбургской области Любовь Журавлева отметила, что в условиях постоянного ограниченного финансирования архивные учреждения обеспечивали предоставление информационных услуг, в первую очередь, связанных с социальной защитой граждан, и решали при этом проблемы обеспечения безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архивов.
Выданные государственным бюджетным учреждениям ГБУ «ГАОО» и ГБУ «ЦДНИОО» государственные задания на 2014 год выполнены, как и запланированные на 2014 год объемы основных архивных работ в целом по области, а по ряду показателей перевыполнены. Значительно перевыполнены показатели по использованию документов по всем видам работ.
Положительные изменения произошли в сети архивных учреждений области. Создан архивный отдел администрации муниципального образования ЗАТО Комаровский Оренбургской области. Завершено создание архивов во всех муниципальных районах и городских округах области.
По состоянию на 1 января 2015 г. обеспечение сохранности и организацию доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации обеспечивают 58 государственных и муниципальных архивов и чуть более 2-х тыс. организаций, являющихся их источниками комплектования.
В 2014 году в государственные и муниципальные архивы поступило более 73 тыс. единиц хранения на различных носителях, из них на постоянное хранение почти 45 тыс. ед. хр. и более 28 тыс.ед.хр. по личному составу.
Общий объем документов, созданных организациями, расположенными на территории Оренбургской области, в установленном порядке включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, по состоянию на 1 января 2015 г. составляет 2 655 885 ед. хр., причем в государственных архивах хранится 66 % (1 745 946 ед.хр.), в муниципальных архивах - 26% (686 439 ед.хр.),
За прошедший год было переведено в электронный вид более 1463 дел. Оцифровывались документы наиболее значимых и востребованных фондов архивов. Доля документов, переведенных в электронную форму, достигла 0,2% процента. Для значительного роста этого показателя не хватает кадровых и технических ресурсов в архивных учреждениях.
На открытое хранение в ГБУ «ЦДНИОО» переведено 1844 ед.хр., с которых снят гриф секретности. Всего на 01.01.2015 в ГБУ «ЦДНИОО» просмотрено 243 фонда, 168065 ед.хр.; рассекречено 243 фонда, 45002 ед.хр.
Любовь Журавлева подчеркнула, что самым напряженным и ответственным участком работы государственных и муниципальных архивов в использовании архивных документов, как и прежде, остается исполнение социально-правовых запросов граждан. В 2014 году государственными и муниципальными архивами исполнено 83132 запроса социально-правового характера, в том числе: государственными архивами –19541, муниципальными – 63591. С положительным результатом исполнено 72359 запросов, что составляет 87 % от исполненных в архивах области запросов.
В организации использования и публикации документов Архивного фонда Российской Федерации, по-прежнему, важное место занимало информационное обеспечение деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и других заинтересованных учреждений и организаций. В течение 2014 года работники государственных и муниципальных архивов провели всего 813 информационных мероприятий, в том числе: 116 выставок документов, 127 экскурсий, 39 школьных уроков, 30 Дней открытых дверей, 49 радио-телепередач, 155 статей и публикаций, 37 сообщений на конференциях, историко-краеведческих чтениях, заседаниях Круглых столов».
На коллегии были определены приоритетные направления деятельности архивов в 2015 году, среди них:
сохранение в сложных финансово-экономических условиях темпа проводимых комитетом и архивами области работ по укреплению материально-технической базы, повышению уровня безопасности архивов и сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации;
обеспечение должного уровня и качества, оказываемых архивами услуг, в первую очередь, связанных с общественными потребностями в ретроспективной информации и социальной защитой граждан на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
недопущение нарушения сроков предоставления государственных и муниципальных услуг, в т.ч. в электронном виде;
реализация мер, направленных на увеличение доли граждан, использующих механизм получения услуг в электронной форме;
проведение архивными учреждениями на высоком качественном уровне информационных мероприятий, посвященных празднованию 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов.
Участниками заседания также обсуждены актуальные вопросы комплектования государственных, муниципальных архивов и архивов организаций Оренбургской области документами Архивного фонда Российской Федерации.
Архивисты поделились успехами и перспективами в реализации Плана основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. в Оренбургской области, утвержденного указом Губернатора Оренбургской области.
Были подведены итоги I этапа отраслевого конкурса профессионального мастерства «Лучший архивист России- 2014/15». Победителями Конкурса признаны:
1. Большакова Наталья Владимировна, начальник отдела страхового копирования, реставрации и переплета документов государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Оренбургской области», в номинации «Лучший специалист в области обеспечения сохранности и учета документов».
2. Ихнева Елена Владимировна, начальник отдела экспертизы ценности и упорядочения документов государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Оренбургской области», в номинации «Лучший специалист в области комплектования».
3. Дарбаева Гульнара Венеровна, ведущий археограф отдела научно-методической работы государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Оренбургской области», в номинации «Лучший специалист в области создания (совершенствования) справочно-поисковых средств».
4. Сгибнева Ольга Николаевна, начальник отдела информации и публикации документов государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Оренбургской области», в номинации «Лучший специалист в области использования документов».
5. Абдуллина Мадина Раисовна, руководитель архивного отдела администрации муниципального образования «Асекеевский район» Оренбургской области, в номинации «Лучший работник муниципального архива».
В завершение коллегии за многолетний добросовестный труд в архивной службе области 69 архивных работников получили награды Федерального архивного агентства, Губернатора и Правительства Оренбургской области, Законодательного Собрания области, комитета по делам архивов Оренбургской области.